في كثير من الشركات النامية، تكون أحدث نسخة من ملف مهم «على لابتوب أحدهم على الأرجح»، أو مرفقة برسالة بريد منذ ثلاثة أسابيع. وينجح ذلك حتى يضيع لابتوب، أو يغادر موظف، أو يعدّل شخصان نسختين مختلفتين من العقد نفسه.
ما الذي تحله المساحة المشتركة
- مكان واحد لكل ملف، بدلًا من نسخ متفرقة على الأجهزة وصناديق البريد.
- الوصول من اللابتوب أو الموبايل أو المتصفح، من المكتب أو من أي مكان آخر.
- مجلدات مشتركة للفرق والمشروعات، يتحكم في الوصول إليها الشركة لا من يصادف أن الملف معه.
- ملفات تبقى مع الشركة حين يغادر أي شخص.
نظّم قبل أن تنقل
ترث المساحة المشتركة الفوضى التي تضعها فيها. قبل النقل:
- اتفقوا على هيكل رئيسي، حسب الإدارات أو العملاء أو المشروعات مثلًا، وأبقوه قليل المستويات.
- حددوا قواعد تسمية الملفات والمجلدات.
- حددوا مالك كل مجلد رئيسي ومن يمكنه رؤيته.
- تخلصوا من النسخ المكررة والملفات المنتهية بوضوح.
الوصول والأمان
- امنح الوصول لمجموعات لا لأفراد، فتصبح إضافة الأشخاص وإزالتهم تغييرًا واحدًا.
- اقصر المجلدات الحساسة، مثل الموارد البشرية والمالية، على من يحتاجها.
- فعّل التحقق متعدد العوامل لكل حساب.
- اجعل سحب الوصول جزءًا من قائمة إجراءات مغادرة كل موظف.
لا تنسَ النسخ الاحتياطي
المساحة المشتركة ليست نسخة احتياطية تلقائيًا. فالملفات المحذوفة أو المكتوب فوقها، أو حساب مخترق يشفر الملفات المتزامنة، قد يؤثر على الجميع. احتفظ بنسخة احتياطية منفصلة ومتعددة الإصدارات للمساحة.
كيف تساعدك IDX
يمنح التخزين المشترك (Drive Storage) من IDX فريقك مكانًا مشتركًا للملفات، يصلون إليه من اللابتوب أو الموبايل. وللحصول على نسخة احتياطية منفصلة، تحفظ صناديق التخزين وخدمة النسخ الاحتياطي من IDX نسخًا متعددة الإصدارات بعيدًا عن الملفات التي يعمل عليها فريقك يوميًا.
مقالات IDX للبنية التحتية الرقمية
الرجوع للمدوّنة →